檔案分科檔和文檔，基建工程竣工檔案屬科檔是一種特殊信息資源，它記載了建筑物的變化和發(fā)展，任何基本建設(shè)缺少了基建檔案就缺少了使用和改造的依據(jù)，它的重要性越來(lái)越被社會(huì)和時(shí)代重視它是現(xiàn)代城市基本建設(shè)的重要組成部分，它是工程產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)，也是反映工程內(nèi)在質(zhì)量及管理、維修和鑒定的憑證。如果是在化工行業(yè)對(duì)今后的技改、擴(kuò)建起著極其重要的作用，對(duì)壓力容器的報(bào)審、為壓力容器的年檢提供全面完善詳盡的資料，對(duì)設(shè)備的備品、備件和后期采購(gòu)起著直接指導(dǎo)作用，對(duì)生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障、事故起著排除預(yù)判和防微杜漸的作用，對(duì)設(shè)備、管線存在的問(wèn)題提供追根溯源的第一手資料，利用技術(shù)資料的可追溯性，做好維護(hù)和技術(shù)開發(fā)、降本提效可以說(shuō)利用檔案創(chuàng)經(jīng)濟(jì)價(jià)值是企業(yè)不可忽視的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)策略。正由于有其與眾不同的特性，在檔案收集中的經(jīng)常出現(xiàn)各種問(wèn)題，跟據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)下文對(duì)工程檔案的一些收集整理方面進(jìn)行探討。

各類檔案都有各自的特性，這當(dāng)中工程檔案特征更是有其他檔案不能比擬的獨(dú)特的重要性，這就要求我們從事檔案專業(yè)人員的技術(shù)能力和各人素質(zhì)要有更高的要求，主要可歸結(jié)為以下幾個(gè)方面:

（一）復(fù)雜性。一是管理人員不確定性，建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位通常沒(méi)有項(xiàng)目專職資料員，各類文件資料往往由各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)辦人或是技術(shù)員保管整理其人員不具備專業(yè)性，要不就是資料員多次更換或臨時(shí)替代，如此幾經(jīng)周轉(zhuǎn).業(yè)務(wù)水平參差不齊，工作不連慣，造成檔案文件資料不全。二是來(lái)源多頭性，檔案文件資料不僅來(lái)自建設(shè)、勘查、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、監(jiān)理等單位本身，還有各個(gè)工程建設(shè)行政管理部門、專業(yè)配套部門以及其他許多相關(guān)單位，渠道不一，形式多樣。三是整理標(biāo)準(zhǔn)多樣性，一項(xiàng)工程建成后，必須通過(guò)各個(gè)管理部門檢查驗(yàn)收或登記備案方能投入使用，而文件資料的檢查是必不可少的內(nèi)容。但是對(duì)檔案收集和整理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致，土建按地方標(biāo)準(zhǔn)要求歸檔，每個(gè)地方要求又有所不同，省和市級(jí)又有所不同，這樣就又造成資料整理的差異性。

（二）長(zhǎng)期性。由于基建工程竣工檔案反映工程建設(shè)全過(guò)程內(nèi)容，而一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、可研、環(huán)評(píng)、等開始到建成使用，往往需要幾年，有的甚至十幾年才能完成。因此，檔案文件資料收集管理工作也將從研發(fā)建設(shè)決定的第一個(gè)文件產(chǎn)生開始，并緊隨工程建設(shè)全過(guò)程。即使工程建成使用，也并不意味著這項(xiàng)工作的完結(jié)，要通過(guò)各項(xiàng)審查全部合格結(jié)束才算完成，所有文件資料整理歸檔完成后才算基本結(jié)束，這一過(guò)程往往會(huì)從項(xiàng)目開始到結(jié)束貫穿始終，保存年限永久。

（三）涉密性。在設(shè)計(jì)方面由其在化工領(lǐng)域，設(shè)計(jì)的保密性由為重要，資料流轉(zhuǎn)應(yīng)用、保密等級(jí)的認(rèn)定，專業(yè)人員的調(diào)離、這部分的資料保管都存在著一定的方法。

（四）涉及廣性?？⒐n案文件資料主要由建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、施工方和監(jiān)理單位，但還有許多是來(lái)之于各個(gè)建設(shè)管理部門或機(jī)構(gòu)，如規(guī)劃、勘查、消防、環(huán)保、園林、質(zhì)監(jiān)安檢等。

（五）多載體性。具有明顯個(gè)性特征的還在檔案載體方面，每個(gè)工程竣工檔案不僅有各個(gè)專業(yè)的圖紙、文件外，常常還包含反映與工程建設(shè)同步不同部位工程照片、專題錄像、光盤、縮微膠片等聲像類檔案，數(shù)據(jù)信息化。

二、工程竣工檔案收集整理過(guò)程中存在的問(wèn)題

由于工程竣工檔案具有時(shí)間跨度長(zhǎng)、產(chǎn)生文件資料的部門眾多等特性，要收集一套完整的符合標(biāo)準(zhǔn)要求的工程竣工檔案存在相當(dāng)?shù)碾y度，要有專業(yè)對(duì)口的檔案資料管理人員從事其工作，注重工作的連慣性，如不予以足夠重視就會(huì)造成整個(gè)工程重要檔案資料的缺失。

（一）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和單位對(duì)工程竣工檔案的歸檔工作重視不夠。雖然檔案法已經(jīng)實(shí)施多年，但由于宣傳工作不到位，有的為了趕工時(shí)趕工期，部分單位領(lǐng)導(dǎo)和部門對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，更談不到重視，他們認(rèn)為只要在工程竣工驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量合格就可以拿到驗(yàn)收合格證，竣工資料的移交、檔案的及時(shí)歸檔都不重要，這就給原始資料的歸檔保存帶來(lái)了極大的困難。.

（二）缺乏行之有效的管理法規(guī)，具體的管理措施難到位?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l件》中明確規(guī)定了城建檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量管理工作中的一個(gè)重要組成部分，但是由于缺乏配套的檔案管理法規(guī)，多年來(lái)一直存在著重點(diǎn)工程、市政工程的竣工檔案收集難、歸檔難、管理難的現(xiàn)象。

（三）企業(yè)高層涉秘文件的收集難。由于有些資料涉及到的設(shè)計(jì)保密，缺乏合理統(tǒng)一的管理體制和方式進(jìn)行管理，藍(lán)圖末到電子版的先到，不便于管理，藍(lán)圖與現(xiàn)場(chǎng)施工不附，加之檔案載體的多樣化，如電子、數(shù)字、虛擬檔案等多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，使得完整的歸檔工作更加困難。

初步設(shè)計(jì)文件的收集難點(diǎn)初步設(shè)計(jì)文件(包括方案、擴(kuò)初)是在施工圖設(shè)計(jì)之前產(chǎn)生的設(shè)計(jì)資料，是規(guī)劃項(xiàng)目審理時(shí)一般都會(huì)經(jīng)歷的過(guò)程性文件，這些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有時(shí)建設(shè)單位為此付出高昂代價(jià))。然而，一旦施工圖設(shè)計(jì)被確定.這些漂亮的文本即刻被擱置冷落，不利于裝盒成卷，有時(shí)由于資料員不知如何編制歸檔，從而極易造成這部分檔案缺失。

由于歸口單位不同職能部門工作方法不一，對(duì)于改、擴(kuò)建部分資料無(wú)人跟蹤，沒(méi)有及時(shí)上交這部分資料檔案。工程后期檔案歸案被忽視。

三、應(yīng)對(duì)措施

一是法律法規(guī)要加以完善嚴(yán)謹(jǐn)。盡管現(xiàn)行有關(guān)竣工檔案的法律法規(guī)已成體系，并對(duì)竣工檔案收集歸檔利用有明確規(guī)定。但是，在某些內(nèi)容的提法上還不夠嚴(yán)謹(jǐn)。二是要深入現(xiàn)場(chǎng)面，當(dāng)面指導(dǎo)。要做好調(diào)查研究工作，了解工程的規(guī)模、承建單位完成工期、施工進(jìn)度等情況，對(duì)其施工的各個(gè)環(huán)節(jié)包括原始記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收和鑒證、施工圖的編制等進(jìn)行檢查、督促和指導(dǎo)，同時(shí)由于一些重點(diǎn)工程規(guī)模大，所涉及的專業(yè)多、施工隊(duì)伍多，更要依據(jù)相關(guān)條例規(guī)范仔細(xì)檢查。三是要嚴(yán)格管理、力求規(guī)范化。要嚴(yán)把工程項(xiàng)目竣工資料初驗(yàn)合格證關(guān)，對(duì)不合格的竣工資料，經(jīng)整改仍然不合格的，一定要堅(jiān)持不予發(fā)放；還要根據(jù)竣工檔案的具體存檔要求，制定量化檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，以確?？⒐n案及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收和移交。

應(yīng)對(duì)當(dāng)前行勢(shì)不斷緊跟檔案驗(yàn)收規(guī)范，進(jìn)行軟件更新升級(jí)，及時(shí)查看工標(biāo)網(wǎng)上施工標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，

另外對(duì)于技改技措后的資料要隨著改擴(kuò)建后的命名也要再資料歸檔。設(shè)備如有更名應(yīng)及時(shí)向檔案部門提出審請(qǐng)進(jìn)行新名稱在檔案檢索中備注，做到完整的檔案體系行成閉環(huán)。

加強(qiáng)檔案、資料發(fā)放、借、查、閱管理，對(duì)于崗位調(diào)離、轉(zhuǎn)職人員手里的資料及時(shí)收回。

實(shí)踐正明工程檔案在其實(shí)施過(guò)程中固然有其特定的特點(diǎn)其問(wèn)題，但是總會(huì)找到特定的解決方法。在工程竣工檔案檢查驗(yàn)收過(guò)程中堅(jiān)持做好以上各環(huán)節(jié)，同時(shí)加上工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)積累，有利于檔案程序、規(guī)定要求的宣傳落實(shí)，有利于促進(jìn)工程檔案的完整性，有利于提高工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量。只要有社會(huì)各界的重視檔案工作者和質(zhì)量監(jiān)督部門的大力宣講，提高人們的認(rèn)識(shí)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效的服務(wù)。（基建工程中心  喬彩虹）